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年会策划过程中确定年会参与群体。一般而言，大部分企业的年会受众是以企业内部员工为主；大型企业也会带有对外性质，邀请客户、政府、合作伙伴等参加，作为客户答谢的品牌文化活动。可见，年会的目的决定了受众群的偏重。受众群体决定了年会的名称：年终答谢会、年度盛会、主题年会等。
年会策划过程中确定年会目的。增强员工归属感、凝聚力、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，汇报全年的企业业绩并制定目标，等等。小的团队通常会通过办些小型音乐会等较有创意的活动，但几百人的团队或员工遍布在全国各个区域，那么年会就是一次大家相互进一步认识，交流感情，展示自我的好机会。所以较大的团队通常会采用会议（白天，用于总结分享）＋晚宴（用于聚会）的方式作为年会的主旋律。

年会策划过程中确定年会主题。以企业文化入手，从企业经营目标入手，从行业背景入手，等等，例如不忘初心、砥砺前行，二次创业新征程、乘风破浪耀南亚，这个冬天、我们在一起，这三个主题依次对应以上的三个角度。如果每年的年会能在往年的年会主题的基础在寓意上有递进，那就更好了，也可以参考2B行业大B企业每年峰会的主题演变找些感觉。

年会策划过程中确定会议预算。通常每年年会的人均预算，会参照往年的费用，根据今年业绩进行正向或反向的调整。有了预算，就好确定年会地点、酒店标准、礼品这些费用大头，以及年会的为期时间，全国性的企业还会涉及各区一起办还是分开办，这里的交通费用也占了总体预算的大头。

年会策划过程中确定时间。越早确定，准备的时间越充分，越能对会议细节处理好。当然了，准备年会之外，每个人都有自己日常的工作。所以成立一个年会工作小组非常有必要，便于分工和执行，这个在第二步年会策划中会详细展开。