会议活动策划主要包括航班预定、会议议程安排、会场布置、会务服务宴会的组织和娱乐活动、安排会议室,安装会议所需的音频视频设备和组织体育活动等。
一.明确活动的背景和目的，确定主题，时间，地点，参加者，参加人数，活动内容以及有关准备材料的种类和数量；
二.组织会务工作小组，确定会务组的领导和成员，制定会议准备工作部署。 根据确定的会议议程，制定会议预算并申请专项会议费用；
三.确定会议议程，确认与会人员，会议的具体地点，与会人员的住宿安排，会议车辆的状况，安全应急计划的状况，形成会务指南样稿，在会议团队负责人确认后开始打印；
四.发布会议通知，包括会议时间，地点，提交会议资料的格式要求和与会人员；
五.提前组织和安排会议室，并确定各种室内设备的可用性，包括桌椅装饰，投影仪，会议计算机，麦克风，电话会议机，打印机，录音笔，激光笔，电源，纸张，笔 ，饮用水，鲜花，茶歇，应急药品，摄影和录像设备等；
六.在活动的初步阶段做好工作，确定背景图，横幅，参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容。 会议负责人确认后，开始制作横幅、参会证、桌签，并在会议前检查各项准备工作是否到位；
七.全面检查各项任务的执行情况，并安排指导人员，会议记录员，会议计算机投影仪操作员，摄影摄像人员等；
八.会议结束后，回收自带物品，整理会议记录，发布会议结果，并总结会议组织的经验和教训。
